「あの納期、メールで来たんだっけ？それともチャットだっけ？」と、商談の直前に探し回って、見つからなかったことはありませんか。

連絡がメールとチャットに分かれると、探す場所も、探し方も二つになります。Gmailなら、メールと同じ検索ボックスから、チャットの過去のやり取りも探せます(GmailでChatを使える状態にしておくことが前提です)。

解決の方法は、Gmailでチャット検索の使い方をそろえ、探せなくなる原因を先に確かめて、探しやすい残し方を会社で決めておくことです。順に紹介します。

商談5分前に「あの納期」が見つからない夜…探せないのは記憶力のせいか？タクミくんの気づき

なぜタクミくんは、メールとチャットに散らばった過去の連絡を、探せる形にできたのか？

マスター

「いらっしゃいませ、タクミくん。今日は、少し急いだ顔ですね。」

タクミ

「わかります？今朝、商談の五分前に、冷や汗をかいたんですよ。」

マスター

「そうですか。何があったのでしょう。」

タクミ

「あの案件の納期を、確かめようとしたんです。先方と決めた日付を、念のため。」

マスター

「なるほど。それで、見つかりましたか。」

タクミ

「それが、見つからなくて。メールで来たのか、チャットで聞いたのか、思い出せないんですよ。」

マスター

「どちらも、探したのですね。」

タクミ

「はい。まずメールで探して、次にチャットを開いて探しました。でも、探す場所ごとにやり方が違って、手間取るんですよね。」

マスター

「探す場所ごとに、探し方が違う。商談の間も、気になりましたか。」

タクミ

「気になりました。話は進むのに、頭の隅で、あの日付がずっと引っかかってて。」

マスター

「……では、こう考えてみましょう。探せなかったのは、あなたの記憶力の問題でしょうか。」

タクミ

「えっ。……いえ。メールの探し方と、チャットの探し方が、バラバラだっただけ、ですよね。」

マスター

「ええ。そこで、探し方をそろえる、という方法があります。」

タクミ

「そろえる、ですか。どうやって？」

マスター

「たとえば、言葉だけで探さず、『誰から』『いつ頃』『ファイルがあったか』といった手がかりで絞り込むことです。」

タクミ

「手がかりで絞る……。たしかに、僕、言葉だけで探してました。」

マスター

「言葉が思い出せなくても、人や時期は覚えていることが多いものです。」

タクミ

「あ、それなら僕でも言えます。『先月の末に、課長から、資料つき』とか。」

マスター

「ええ。それを、探す条件に変えるのです。」

タクミ

「でも、人によって探し方が違うと、教え合うのが大変そうです。」

マスター

「だから、手がかりの順番を決めておきます。たとえば、取引先名、時期、送ってきた人の順に。」

タクミ

「順番が決まっていれば、新人にも渡せますね。あと、特定の取引先とのやり取りだけ、探すこともできますか？」

マスター

「できます。会話を一つ決めて、その中だけを探す方法があります。直近の話なら新しい順、似た話が多いなら関連度順、と並べ方を変える手もあります。」

タクミ

「並べ方を変えるだけでも、だいぶ違いそうです。でも、それでも出てこないことって、ありますよね？」

マスター

「いい疑問です。出てこない原因は、探し方だけとは限りません。」

タクミ

「えっ。探し方以外にも、あるんですか？」

マスター

「たとえば、会社の設定で履歴を残さない会話は、あとから探せません。」

タクミ

「残ってない、ということですか。」

マスター

「はい。入っていない会話や、社外の組織が作った会話も、探せないことがあります。」

タクミ

「取引先とのやり取りは、そこに当てはまりそうですね。」

マスター

「ええ。だから、探す前に、そもそも残るのかを、先に確かめておく必要があります。」

タクミ

「もし、残っていなかったら、どうするんですか？」

マスター

「そのときは、メールや議事録など、残っている場所から探します。そして、次からは残る形に変えるのです。」

タクミ

「ところで、残るかどうかを確かめるのは、誰なんですか？」

マスター

「会社の設定は、管理をしている人です。小さな会社なら、経営者や担当者でしょう。」

タクミ

「探し方をそろえても、残し方がバラバラだと、結局また探せない気がします。」

マスター

「鋭いですね。そこが、もう一つの大事なところです。」

タクミ

「たとえば、どう残せばいいんでしょう。」

マスター

「期日や金額が決まった連絡は、案件名とキーワードを、件名か一行目に入れる。それだけで、探しやすさは変わります。」

タクミ

「チャットでも、ですか？」

マスター

「ええ。チャットで決まったことは、内容を一行で書いておく。取引先との確定は、記録に残す場所を決めておく。」

タクミ

「ルールが増えすぎると、守れなくなりますよね。」

マスター

「はい。全部は決めません。まず、期日と金額だけ、から始めましょう。」

タクミ

「チャットで決まったことを、わざわざ一行書くのは、面倒じゃないですか？」

マスター

「だから、書く量は少なくします。『何を、いつまでに』の一行で十分です。探すとき、その一行が目印になります。」

タクミ

「それなら、続けられそうです。」

マスター

「大切なのは、記憶力を鍛えることではありません。探し方と残し方をそろえるという『決断と行動力』です。」

タクミ

「決断と行動力……。わかりました。明日、課のみんなに話してみます。」

マスター

「ええ。……ただ、その前に、ビールの泡が消えてしまいますよ。」

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Gmailでチャット検索する手順：in:chatsと絞り込みで、メールとチャットの過去のやり取りを探す方法

Gmailでチャット検索とは、Gmailの検索ボックスから、Google Chatのメッセージを探すことです。メールだけでなく、チャットの過去のやり取りまで、Gmailの画面から探せます。鍵は、探し方をそろえ、探せない原因を先に確かめ、探しやすい残し方まで会社で決めておくことです。ここでは、6つのステップに分けて紹介します。

担当者向けの補足です。Gmailでチャット検索ができても、探せる範囲は、参加している会話、権限、履歴の設定、保持ポリシーで決まります。「何でも一括で探せる」わけではありません。また、検索候補は検索の履歴をもとに表示され、使った後90日間保存されます。共用のパソコンでは、「Recent searches」から消せることも伝えておきます(Chatヘルプ)。Gmail APIではチャットのメッセージを検索できないため、GASなどで自動的に検索する仕組みを作りたい場合は、別の手段を検討する必要があります。

Gmailでチャット検索を使いこなす近道は、探し方をそろえ、探せない原因を先に確かめ、探しやすい残し方まで決めておくことです。

Gmailでチャット検索を整えて得られる4つのメリット：出費・売上・集客・現場効率

実際によくある話です。メールにもチャットにも連絡が散らばる会社ほど、「うちも、過去の約束を探すだけで時間が過ぎることがあるかもしれない」と感じたら、Gmailでチャット検索を使いこなせる形に整える進め方から、サキザキにご相談ください。今の連絡の残し方から、一緒に整理します。