【建設業向け】現場と事務所の共有漏れをほぼゼロにしたA社様の決断

FAX受注と手入力の連鎖。営業と工場の情報連携を阻む非効率な手作業

地域密着型の部品加工を手がけるB社様では、長年にわたり取引先からの受注をFAXで受け付けていました。

事務スタッフは、毎日送られてくる大量のFAXを確認し、内容を基幹システムのExcelファイルへ手作業で入力していました。文字の掠れや記載漏れがあるたびに電話で確認する煩雑なアナログ業務が常態化しており、転記作業だけで毎日数時間が奪われていました。

さらに、営業担当者と工場側の在庫確認も口頭やホワイトボードに依存しており、最新の在庫状況がリアルタイムで把握できず、「受注したのに部材が足りない」といったトラブルが頻発していました。

業務改善に向けて専用の在庫管理・受発注システムの導入も検討されましたが、初期費用や月額コストの重さに加え、現場スタッフが新しい操作を覚える負担が大きな障壁となりました。

そうした中でサキザキがご提案し、導入の決め手となったのが既存のGoogle Workspace環境の活用です。

すでにメール等で利用していた環境をベースにするため、追加のシステム利用料を実質0円ベースに抑えながら構築できること、そしてスマートフォンからでも直感的に操作できるシンプルな画面設計が可能である点が、B社様のニーズにぴったりと合致しました。

FAXと手入力をなくすため、Google フォームとGoogle スプレッドシート、そしてGAS（Google Apps Script）を連携させた受注の自動集計システムを構築しました。

【製造業向け】受発注の煩雑なアナログ業務をほぼゼロにしたB社様の決断の解決ロジック図解

具体的な仕組みは以下の通りです。

WEB注文への移行：取引先向けの専用Google フォームを作成し、スマホやPCから直接注文を入力していただく運用へ切り替え。
GASによる自動集計と在庫引当：送信された注文データは、スプレッドシートの「受注台帳」へ自動転記。同時にGASが「在庫管理シート」と照合し、最新の在庫数を自動計算。
チャット即時通知：注文が入るたびに、営業と工場のスタッフが参加するGoogle チャットへ自動通知が届き、確認漏れを防ぎます。

システムの運用開始後、B社様の事務作業と現場の連携において目に見える成果が現れました。

比較項目	導入前（Before）	導入後（After）
受注方法	取引先からのFAX受信	Google フォームからの直接入力
事務スタッフの入力作業	FAXを見ながらExcelへ手入力（毎日約2.5時間）	スプレッドシートへの自動転記により手入力がほぼゼロに削減
在庫情報の共有	ホワイトボードと口頭確認	全社員がスマホからクラウドでリアルタイム確認
月間削減時間	―	事務作業コストを月約50時間分大幅にカット

「FAXの文字を解読して打ち込むストレスから解放されました。注文が入るとすぐにチャットで通知が来るので、工場への手配もスムーズになり、納期遅れのリスクも減っています。」

事務担当者様より

今回の導入で「データが自動で貯まる基盤」を構築できたB社様。今後は、この蓄積された受注データを活用し、さらなるDXを推進していく予定です。

具体的には、Gemini APIを活用して過去の受注傾向を分析し、季節ごとの部品需要を予測する仕組みの構築を検討されています。サキザキは今後も、B社様の現場効率化と売上最大化に向けた伴走パートナーとして支援を続けてまいります。

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